노션 페이지 공유 할 때, 원치 않는 속성이 함께 노출”되는 문제가 있습니다. 특히 관계형이나 롤업을 사용할 때, 다른 데이터베이스까지 연결되면서 원치 않는 정보가 공유될 수 있습니다. 노션은 ‘페이지’ 단위로 권한을 부여하기 떄문에 원치 않는 해당 페이지 ‘속성’들이 외부로 공유됩니다. 이럴땐 어떻게 해야할까요?
노션 페이지 공유시 원치 않는 속성이 노출되는 이유
- 공유 기본단위가 ‘페이지’ – 공유와 권한(공식문서)
노션은 기본적으로 ‘페이지’ 단위로 권한을 설정합니다. 따라서 특정 데이터베이스의 페이지를 공유하면, 해당 데이터베이스의 속성이 모두 표시 됩니다.
- 다른 데이터베이스와 관계형 및 롤업으로 연결
관계형과 롤업으로 다른 데이터베이스의 페이지들을 불러왔습니다. 이 상태에서 공유를 한다면 관계형과 롤업 속성을 타고 원치 않는 데이터베이스로 접근이 가능해 집니다.
위 사진처럼 예시 DB1, 2가 있습니다. 각각 ‘학생’과 ‘학교’ 데이터를 저장하는 DB이고 서로 관계형으로 연결되어있습니다. 이때 학부모에게 ‘학생1’ 페이지를 공유한다고 가정해 볼게요. (노션 페이지 공유 방법 포스팅)
그럼 아래와 학생 DB, 즉 예시 DB1의 속성인 전화번호와 예시 DB2가 공유됩니다.
여기서 XX중학교를 클릭한다면? XX중학교와 관계된 학생 1, 3 둘 다 노출됩니다
즉, 학생 1의 부모님에게 공유한 페이지에서 학생 3의 학교 및 전화번호가 노출되고 있는 것입니다.
해결 방법 : 공유 전용 DB 활용
이를 해결하는 방법은, 아예 다른 페이지에 공유를 위한 별도의 DB를 생성하는 것입니다. 그 전에 선행되어야 할것은, 각각의 DB를 인라인이 아닌 ‘전체페이지’로 생성하여야 합니다. 권한 설정은 페이지 단위이기 때문입니다.
1.공유용 DB 생성
공유용 DB를 생성해서 [학생, 전화번호, 학교] 속성을 생성합니다.
2. 예시 DB1에 버튼 생성
위 사진 처럼 같은 페이지에 두지 마시고, 전체페이지로 생성하세요.
이제 예시 DB1으로 돌아와, 공유용 DB에 페이지를 추가하는 버튼을 만듭니다. 버튼 자동화 편집에서 다음과 같이 설정합니다.
- 공유용 DB에 페이지 추가
- ‘학생’ 속성 : “이페이지” “학생”
- “전화번호”속성 : “이페이지 “전화번호”
- “학교”속성 : “이페이지” “관계형-예시DB2”
3.노션 페이지 권한 설정
이제 버튼을 클릭하면 공유용 DB에 [학생,전화번호,학교] 속성을 가진 페이지가 추가됩니다. 이 페이지를 공유하면 됩니다. 하지만 그 전에 예시 DB1,2의 공유 설정을 확인해야 합니다.
- 예시 1
DB 1과 2의 공유 옵션에서 ‘게시’ 혹은 ‘링크가 있는 웹의 모든 사용자 – 읽기 허용’ 이상의 권한을 설정했을때에는, 문제가 그대로 나타납니다. 학생1의 페이지에서 “XX중학교”를 타고 “학생3″의 정보를 볼 수 있습니다.
- 예시 2
DB 1과 2의 공유 권한을 없애면 ‘학교’ 속성에 사용 권한 없음으로 표시되어, 다른 학생의 정보가 노출되지 않습니다.
적용시 체크리스트
노션은 속성 단위 권한 제어 기능이 없기 때문에, 그대로 공유하면 관계형을 통해 원치 않는 데이터가 확산될 수 있습니다. 따라서 원본 DB와 공유용 DB를 분리하고, 최소한의 권한만 허용하는 방식이 사실상 유일하고 가장 안전한 해법입니다.
노션 페이지 공유시 원하는 정보들만 공유하기 위한 체크리스트를 짧게 정리하자면 다음과 같습니다.
- 권한 부여가 페이지 단위이기 때문에, 웬만하면 원본 데이터베이스는 ‘전체페이지’로 생성한다
- 공유용 DB에는 꼭 필요한 속성만 추가시킨다.
- 공유 전, 시크릿 탭에서 링크를 입력해 “권한 없음”이 제대로 작동하는지 테스트 한다.
